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by shigemk2

当面は技術的なことしか書かない

会議術について

社内勉強会より一部。

会議とは

例: 12人の怒れる男(12人の陪審員の会議話)
慶應のMBAのワークショップで題材に挙がる

陪審員がどの順番で意見を変えていくか、個人で考え、チームで考える

「結論に至るまでの道筋が見えない会議」はこんな感じで進む
「会議の進め方」に関する議論と「会議の中身」に関する議論をうろうろする

「会議に進め方」について認知、共有しておくことは重要
時間が経過すればするほど生産性が下がるが、見ず知らずの人間が集まると、
どうしても会議の進め方を議論せざるを得ない(時間がかかりがち)

開く会議

  • ブレストなど、アイデアをたくさん出す会議
  • 可能性を広げるためのディスカッション(批判はしない)

閉じる会議

  • 進捗会議、意思決定会議、結論を決めるための会議
  • AかBか、白か黒か

方法やモードが違うので、一緒にやってはいけない。

究極の会議とは

eXtreme Meetingが2006年に話題になった。


議事録ドリブンという会議方法 「みんなで議事録を見つつ、書きながら議事録を行う」
議事録を見ながら会議してく。

これを中心に、その他15のプラクティスが存在する。

  • 議事録ドリブン
  • ゴールの共有
  • 事前告知
  • 時間管理
  • 一度に1つのトピック(話を錯綜させない)
  • 議事録の共同注視
  • 意味の明確化(単語の意味など)
  • 終了時確認
  • 会議中に別の会議を設定する
  • ロギング&トラッキング(ToDoは後から進捗が確認できるようにする)
  • マイルストーンの設定

など…

大事なこと

会議の前

  1. 事前にアジェンダ(トピックの集まり)を用意する
  2. トピックの優先順位を決める
  3. トピックごとに時間を決める

会議の途中

  1. 議事録ドリブンでやる
  2. 常に1つのトピックに絞る
  3. 話がずれてきたら改めてトピックにする

会議のあと

  1. トピックごとに結論とToDoを議事録に書く
  2. ToDoには必ず担当者、確認者、期限を決める
  3. 完成した議事録を共有する

議事録は「契約書」である

やってみる

例: 社員旅行

議事録に書くこと

日時 場所 参加者 は書く

アジェンダを予め書き出す。
アジェンダを見ることで、何が決まっていないかすぐに確認できる。
重要だけどアジェンダに入っていないものは新しくアジェンダに設定する
重要なアジェンダほど議事録の上に。
あまりアジェンダを大量に用意しない。

(社員旅行の目的) (費用) いつ、どこへ、どうやって移動し、誰が、何をするか

トピックは重要か
1つのトピックに出す時間はどのくらいか

目的 親睦 休養 情報共有
何をするか 開発はやらず、酒飲んでスポーツして温泉につかれればいいんじゃないすか

期間 秋がよい 3日くらい 結論: 10月の1週の火水木

費用 会社持ち

参加者 全員

移動 大きめのレンタカー ToDo 誰がレンタカーを借りるか

場所 箱根 ToDo ホテルのリストを作成する


議事録を見ない人もいるので、ToDoだけ抜粋してメールで飛ばすとか
司会と書記は分けたほうがよい

重要なのはアジェンダなので、予めアジェンダを決めること
アジェンダがないならそもそも会議する必要がない

司会と書記はローテーションにしてもいいし、
スキルの高いひとに一任してもいい。

ただし、ローテーションの場合、司会が不慣れな人間だと会議がグダることがあるし、
特定の人間に任せっきりだと、会議のスキルが伸びないし、会議にコミットできない性格の人は
ずっと参加できなかったりする。